Votre activité nécessite l’utilisation d’un ou plusieurs véhicules ? Attention, pas de navigation à vue pour la gestion de votre flotte auto. Les coûts sont souvent importants et imposent de se poser au préalable les bonnes questions pour optimiser les solutions qui s’offrent à vous.

I/  Bien choisir ses véhicules

Modèles, finitions, options, type d’énergie… Les combinaisons possibles de véhicules disponibles se déclinent à l’infini. Difficile dès lors de s’y retrouver pour s’équiper des véhicules les plus adaptés à son activité.

flotte auto_ choisir

 

 

Voici les grands éléments de choix à avoir à l’esprit :

 

  • Véhicules particuliers (VP) ou véhicules utilitaires (VU) ?

Tout dépend bien sûr de l’utilisation qui en sera faite ! Le premier est utilisé pour le transport des personnes alors que le deuxième qui ne possède que deux portes et pas de sièges à l’arrière, s’adressera plutôt au transport de matériel et d’outils. Il faut savoir aussi que les VP sont frappés de taxes diverses alors que les VU passent encore au travers des mailles du fisc… pour le moment ! Ce qui pourrait bien également influencer votre choix.

Enfin, votre activité va conditionner les aménagements intérieurs, la présence ou non de portes latérales, les installations de sécurité, les hayons, nacelles et plateaux-bennes.

 

  • Diesel ou essence ?

Si les véhicules diesels sont plus courants (plus de 70 % des ventes en 2011 selon l’Observatoire du Véhicule d’Entreprise), ils sont plus chers à l’achat que les voitures essence et produisent plus de particules et plus d’oxydes d’azote. En revanche, ils consomment moins de carburant, qui reste également pour le moment moins cher à la pompe. Et la TVA est récupérable sur ce carburant. A noter : d’autres motorisations, comme le GPL (Gaz de Pétrole Liquéfié), le GNV (Gaz Naturel Véhicule), les biocarburants, l’électrique ou encore hybrides se développent de plus en plus et offrent des solutions alternatives intéressantes en matière d’économie, de propreté et d'image. Leur utilisation reste limitée aux villes et leur périphérie.

 

  • Neuf ou occasion ?

Les deux sont possibles, qu’il s’agisse d’achat ou de location. Le neuf est plus cher à l’achat mais son entretien est moindre, sa consommation en carburant aussi, tandis que l’occasion est moins chère à l’achat mais peut réserver des surprises pour des réparations non prévues sans compter qu’il consomme souvent plus.

 

  • Besoin ponctuel ou permanent ?

Sachez qu’un véhicule qui reste immobilisé est un véhicule qui coûte cher, qu’il s’agisse de payer son assurance, de voir sa valeur se déprécier ou de régler des frais de parking… Si les véhicules sont destinés à des emplois saisonniers ou des stagiaires, peut-être faut-il plutôt envisager la location courte durée.

 

 

 

II/ Flotte auto : combien ça coûte ?

Disposer de véhicules entraîne, outre le montant d’achat ou de location, tout un tas de frais qu’il faut bien avoir répertoriés avant pour s’engager en toute connaissance de cause.

 

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  • Les frais quotidiens

Ils concernent bien sûr :

  • les frais de carburant, qui diffèrent selon le type de motorisation choisie et la consommation des véhicules ;
  • l’entretien, plus élevé si les véhicules sont plus âgés ;
  • les pneumatiques ;
  • les frais de parking et péages
  • l’assurance, voire les frais de sinistralité (voir les conseils de l’expert sur ce sujet en partie 5) ;
  • le temps et l’organisation que vous allez consacrer à la gestion de votre flotte (choix, commande, immatriculation, séjour chez le garagiste…).

 

  • La fiscalité

Deux situations sont à distinguer.

  • Si vous optez pour un véhicule utilitaire, celui-ci bénéficie d’une fiscalité de droit commun (TVA récupérable sur l’achat, sur les frais d’entretien, sur les loyers).
  • S’il s’agit d’un véhicule particulier, vous serez notamment redevable de la Taxe sur les Véhicules de Société (TVS) calculée en fonction du taux d’émission de CO2 de la voiture. Et la déductibilité fiscale des amortissements sur les véhicules sera plafonnée (18 300 € pour les véhicules acquis depuis le 1er janvier 2006 avec une mise en circulation intervenue après le 1er juin 2004, émettant au maximum 200 g de CO2/km, 9 900 € pour ceux émettant plus).

 

Zoom : l’avantage salarié

Si vous mettez un véhicule à la disposition de l’un de vos collaborateurs, sachez que c’est considéré comme un avantage en nature dont il faudra tenir compte sur la fiche de paie.  Vous paierez alors des charges sociales sur le montant estimé de cet avantage, sur la base des dépenses réellement engagées ou d'un forfait annuel.

A noter : vous pouvez autoriser votre salarié à utiliser le véhicule pour ses trajets personnels tout le temps ou de manière restreinte par exemple sur certaines périodes (congés, week-end, etc.).

 

III/  8 conseils pour faire des économies

 

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En mettant en application quelques conseils de bon sens, vous pourrez optimiser la gestion de votre flotte, comme par exemple :

  • Renouveler périodiquement votre parc. Les véhicules neufs ont des consommations de carburant et des émissions de CO2 moindres grâce aux innovations régulières des constructeurs. Les coûts d’entretien sont aussi plus faibles.

 

  • Grouper les achats/ventes de véhicules à une même date afin de bénéficier de meilleures conditions de prix d'achat et surtout de renouvellement avec les constructeurs ou leasers.

 

  • Commander les véhicules auprès d’un seul fournisseur, constructeur ou gestionnaire de flottes, qui sera alors à même de vous faire des remises plus intéressantes.

 

  • Sensibiliser votre (ou vos) salarié(s) à l’éco-conduite, c’est-à-dire à conduire de manière économique et écologique, notamment en maîtrisant le freinage et la conduite en ville.

 

  • L’autopartage : en partageant les véhicules entre plusieurs collaborateurs au sein de l’entreprise, vous réduisez ainsi le temps d’immobilisation des voitures et faites baisser les frais de mobilité hors flotte (billets d’avion, trajets en taxi…).

 

  • Mettre en place des outils et des tableaux de bord pour optimiser l’exploitation du parc et les dépenses sur les différents postes : en temps réel cela permet d'assister une immobilisation ou tous types d'incidents à distance avec le personnel au volant.

 

 

  • Former les conducteurs pour restreindre les coûts induits liés aux accidents de route.

 

 

IV/ Quel type de financement choisir pour acquérir un véhicule professionnel ?

Selon la formule choisie pour acquérir vos véhicules, vous n’aurez pas les mêmes avantages ni les mêmes inconvénients. Là encore, c’est à vous de choisir en fonction de vos besoins et de votre situation propre. Voici les 3 principaux modes d’acquisition.

 

flotte auto type financement

 

  • L'achat

L’entreprise peut devenir propriétaire des véhicules en payant comptant ou à crédit.

 

Avantages :

- Selon l’Observatoire des véhicules d’entreprise, l’achat est plus intéressant financièrement que la location lorsque le collaborateur parcourt moins de 10 000 à 15 000 kilomètres par an

- C’est le cas également lorsque l’entreprise utilise des véhicules très spécifiques (camion nacelle par exemple).

- Les véhicules vous appartiennent et viennent gonfler l'actif de l'entreprise

- Ils peuvent être utilisés au-delà de leur période d'amortissement.

 

Inconvénients :

- L’entreprise mobilise des fonds dont elle pourrait avoir besoin pour faire des investissements.

- Les véhicules neufs perdent de leur valeur tous les jours : 25 à 40% au bout d'un an, 40 à 60% au bout de trois ans, 60 à 75% au bout de cinq ans.

- La gestion de l’achat, l’entretien et la revente vous coutent cher et prennent du temps.

 

  • Le crédit-bail

Equivalent de la location avec option d’achat des particuliers, le crédit-bail permet à l’entreprise de louer un véhicule, avec la possibilité au bout d’un certain délai de l'acheter moyennant un paiement résiduel convenu au départ.

 

Avantages :

- La dépense est lissée sur la durée du contrat, l'entreprise ne pas puise pas dans ses fonds propres ou dans sa trésorerie.

- Le loyer constitue une charge d'exploitation déductible.

 

Inconvénients :

- Des frais de remise en état peuvent être demandés si l’option d’achat n’est pas activée.

- C’est à l’entreprise de gérer son véhicule : recherche du modèle, négociation du prix, entretien, revente, etc.

- La perte financière (différence entre la valeur du véhicule et les traites à échoir) doit être garantie en cas de sinistre total et même partiel, à la demande des créanciers /bailleurs.

 

  • La location longue durée

Avec la LLD, l’entreprise a à sa disposition le véhicule de son choix, pour la durée de son choix, accompagné de services là aussi choisis : entretien, assistance, pneumatiques, assurances, véhicule relais en cas d'immobilisation… A la fin du contrat, le loueur reprend le véhicule.

 

Avantages :

- L’entreprise connaît à l’avance ce que lui coûtera le véhicule chaque mois.

- Pas d'immobilisations de capitaux propres ou empruntés.

- L’entreprise dispose toujours de véhicules en bon état.

- Une option d'achat en fin de financement dans certain cas et en libre choix.

 

Inconvénients :

- Des frais de remise en état peuvent être demandés si le véhicule n’est pas redonné dans un état de vétusté standard.

- En cas de rupture anticipée du contrat l’entreprise devra une indemnité.

- Le coût des services peut être important, voire disproportionné pour les véhicules qui roulent peu.

V/ Quel contrat d’assurance souscrire pour assurer ses véhicules professionnels ?

 

« Sur un plan réglementaire, il faut réunir au moins 4 véhicules pour déroger à la clause de bonus malus et donc être considéré comme "Flotte" (art. A121.2 du Code des assurances).

En pratique, du point de vue assurance, deux possibilités s’offrent au chef d’entreprise s’il possède un parc de véhicules (plus couramment de moins de 4 véhicules, car au-delà le passage en flotte est quasi systématique), qu’ils soient légers, lourds, qu’il s’agisse d’engins, de remorques ou même de deux ou trois-roues :

 

- Soit il souscrit un contrat pour chaque véhicule ou engin, ce qu’on appelle des mono-contrats,

 

- soit il opte pour un contrat de flotte pour l’ensemble de son parc, c’est-à-dire un seul contrat mais qui peut comprendre des garanties variables en fonction des types de véhicules.

Ce dernier présente plusieurs intérêts :

- D’abord, avec ce type de contrat il n’y a qu’un seul mouvement administratif par an, quel que soit le nombre de changements qui ont eu lieu dans l’année (achats, reventes…). Un état récapitulatif est envoyé en fin d’année, avec le nombre de véhicules entrés, sortis, qui ont subi des changements de garanties… Ce qui permet d’établir un solde en faveur de l’assureur ou du chef d’entreprise.

 

- C’est un système d’une grande souplesse qui permet de simplifier la gestion de la flotte, contrairement aux changements au coup par coup via des avenants quand il s’agit de mono-contrats.

 

- Ce récapitulatif donne au chef d’entreprise une photographie très précise de l’état de son parc à un moment donné de l’année, ce qui est intéressant en terme analytique. Ça devient pour lui un outil de pilotage qui permet par exemple de repérer un mauvais conducteur.

 

- Le contrat de flotte permet de bénéficier de clauses adaptées au monde de l’entreprise, qui n’existent pas dans les mono-contrats. Par exemple, les véhicules ne sont pas soumis au système de bonus-malus.

 

Autres exemples :

  • la clause de conduite à l’insu, lorsqu’un employé conduit sans permis ou en ayant consommé de l’alcool, qui permet de maintenir les garanties RC, voire dommages même dans ce cadre là car on estime que le chef d’entreprise ne peut vérifier l’état de tous ses conducteurs. Ce ne serait pas le cas dans un mono-contrat.

 

  • Frais de remplacement d’un préposé conducteur : en complément de la garantie Location d’un véhicule de remplacement, cette garantie a pour objet de participer aux coûts financiers générés par l’emploi d’un intérimaire en remplacement d’un préposé conducteur blessé dans le cadre de l’activité professionnelle lors d’un sinistre garanti.

 

  • le jeune avec un permis de moins de deux ans ne souffre pas de pénalités aggravées car il est sous la responsabilité de l’entreprise et on ne peut pas interdire aux entreprises d’embaucher des jeunes.

 

La gestion mono est, elle, très encadrée, très rigide. Elle conviendra aux personnes qui gèrent de très près leur parc, ou qui acquièrent leurs véhicules au fur et à mesure. Et elle n’est possible que s’il y a moins de 4 véhicules ! Au-delà, le contrat de flotte est obligatoire ! »

 

Ludovic Martin, Agent général Gan, à Sisteron (04)
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